FAQ & Hilfe

Häufig gestellte Fragen

Auf dieser Seite geben wir Ihnen Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Hamburger Selbstevaluationsportal (SEP). Sollten Sie hier keine Antwort auf Ihre Frage erhalten, wenden Sie sich gern an uns: sep@ifbq.hamburg.de

Nutzung des Portals

Ich möchte das Selbstevaluationsportal nutzen. Was ist zu tun?

Einen Zugang zum Selbstevaluationsportal müssen Sie sich selbst anlegen. Klicken Sie hierzu auf "Registrieren" und geben Sie die angeforderten Daten ein. Ihr Zugang ergibt sich dann aus Ihrer E-Mail-Adresse und einem durch Sie festgelegten Passwort. 

Nach der Registrierung bekomme ich keine E-Mail, um die Registrierung zu bestätigen und das Selbstevaluationsportal nutzen zu können.

In diesem Fall ist ein technisches Problem unwahrscheinlich. Es kann vielmehr daran liegen, dass die E-Mail-Adresse falsch oder nicht vollständig eingegeben wurde, z.B. "sandra.muster" anstatt korrekt: "sandra.muster@web.de". Bei der Registrierung ist es unbedingt notwendig, die vollständige E-Mail-Adresse korrekt einzugeben. Bitte registrieren Sie sich erneut.

Wie gelange ich in meinen geschützten Bereich?

Klicken Sie am oberen Seitenrand auf "Anmelden" und geben Ihre E-Mail-Adresse und Ihr selbst gewähltes Passwort ein. Die Anmeldung setzt voraus, dass Sie sich bereits registriert haben.

Ich kann mich nicht in meinen geschützten Bereich einloggen.

Falls Sie bei der Anmeldung eine Fehlermeldung erhalten, vergewissern Sie sich zunächst, ob Sie die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen haben und beim Passwort die Groß- und Kleinschreibung beachtet haben. Sofern Sie weiterhin eine Fehlermeldung erhalten, können Sie sich ein neues Passwort anfordern. Klicken Sie hierzu am oberen Seitenrand „Anmelden“ und dann "Passwort vergessen?" an. Anschließend werden Sie aufgefordert, Ihre E-Mail-Adresse, die Sie zur Registrierung verwendet haben, einzugeben. An diese wird binnen kurzer Zeit eine E-Mail geschickt. In dieser E-Mail finden Sie einen Link mit dem Sie in das SEP gelangen und ein neues Passwort wählen können. Falls Sie daraufhin keine E-Mail erhalten, ist dies ein Hinweis darauf, dass Sie bei der Registrierung eine andere E-Mail-Adresse verwendet haben.

Ich erhalte die Meldung "kein Zertifikat für diese Internetseite", wenn ich das Selbsteva-luationsportal aufrufe – was tun?

Wenn Sie die Meldung eines Zertifikatproblems erhalten, liegt dies mit großer Sicherheit daran, dass Sie an einem älteren Endgerät arbeiten und die Sicherheitseinstellungen veraltet sind. Sie können der Seite des Selbstevaluationsportals vertrauen, indem Sie auf „Webseite vertrauen“ oder "Laden dieser Website fortsetzen (nicht empfohlen)" klicken. Auch können Sie die Browser-Version aktualisieren, indem Sie ein Update Ihres Browsers vornehmen. Wenn die Internetseite sich dann immer noch nicht öffnet, verwenden Sie in diesem Fall nach Möglichkeit ein anderes Endgerät zur Erstellung oder Durchführung der Befragung.

Welche Browser werden für die Verwendung von SEP-Hamburg empfohlen?

Verwenden Sie zunächst ein aktuelle Version von macOS (aktuelle Version = 11.0) oder Windows (>=10). Als Browser werden die aktuellen Versionen von Edge, Chrome und Firefox empfohlen. Wenn die Befragung am Smartphone oder Tablet ausgefüllt wird, empfehlen wir hierfür die aktuelle iOS Version mit einem aktuellen Safari Browser oder eine aktuelle Android Version mit einem aktuellen Chrome Browser zu nutzen.

Mit welchen Endgeräten kann die Befragung beantwortet werden?

Die Befragung kann mit sämtlichen internetfähigen Endgeräten beantwortet werden: Stand-PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones.

Habe ich durch meine Registrierung im Selbstevaluationsportal auch Zugang zu anderen Projekten des IfBQ?

Nein. Der Zugang, der sich aus Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem selbst gewählten Passwort zusammensetzt, gilt ausschließlich für das Selbstevaluationsportal des IfBQ.

Ich gehöre nicht der Hamburger Schulbehörde an. Kann ich das Portal trotzdem nutzen?

Ja, Sie können in diesem Fall während des Registrierungsschrittes die Option „als Gast registrieren“ wählen. Im Anschluss wählen Sie eine E-Mail-Adresse und ein Passwort aus und können sich im Hamburger Selbstevaluationsportal registrieren. Nach der Registrierung stehen Ihnen alle Optionen zur Verfügung.

Befragung

Kann ich mit dem SEP einen vollständig eigenen Fragebogen erstellen?

Nein. Sie müssen für Ihren Fragebogen mindestens einen der SEP-Bausteine auswählen. Anschließend können Sie diesen um eigene Fragen ergänzen.

Als Hamburger Lehrkraft können Sie – sofern Sie völlig andere Fragen stellen wollen (z.B. zu einem Unterrichtsprojekt), das Umfragetool Edkimo nutzen. Allerdings ist hier kein Vergleich von Selbst- und Fremdsicht möglich. Hier können Sie sich genauer über Edkimo informieren: https://www.hamburg.de/bsb/schuelerfeedback/.

Wie viele eigene Fragen kann ich im SEP zufügen?

Einem SEP-Fragebogen können Sie unbegrenzt eigene Fragen zufügen. Es gibt zwar aus technischen Gründen eine Obergrenze, die aber praktisch nicht erreicht wird (200 Fragen, von denen maximal 50 offen gestellt werden können).

Kann ich den Fragebogen, den ich erstellt habe, jederzeit überarbeiten?

Sobald Sie beim Anlegen eines Fragebogens den Button „Befragung veröffentlichen“ gewählt haben, können Sie Ihren Fragebogen nicht mehr bearbeiten. Wollen Sie doch andere Fragebogenbausteine verwenden, so müssen Sie eine neue Befragung anlegen.

Wie erhalten die Teilnehmenden der Befragung ihre TAN?

Sie können beim Anlegen der Befragung wählen, ob eine TAN-Liste zum Ausdrucken bereitgestellt werden soll oder ob die TANs via E-Mail verschickt werden.

Die TAN-Liste zum Ausdrucken ermöglicht den Zugang zur Befragung über einen mehrstelligen Code (Eingabe auf der Startseite) oder über einen QR-Code. Diese TAN-Liste bleibt bis zum Abschluss der Befragung unter der Rubrik "Laufende Befragungen" in Ihrem geschützten Bereich hinterlegt. Sie können also jederzeit darauf zurückgreifen.

Wenn Sie beim Anlegen der Befragung die Option "Versendung der Zugangsdaten (TAN) via E-Mail" ausgewählt haben, erhalten die Teilnehmenden ihre TAN sowie eine Einladung zur Befragung per E-Mail. Ihre eigene TAN finden Sie in diesem Falle unter der Rubrik "Laufende Befragungen", wenn Sie auf "TANs" neben der entsprechenden Befragung klicken.

Auf der TAN-Liste gibt es nicht genügend TANs – was mache ich?

Die Anzahl der TANs richtet sich nach der Anzahl, die Sie beim Anlegen der Befragung festgelegt haben. Wenn noch keiner der Teilnehmenden die Befragung ausgefüllt hat, empfehlen wir Ihnen die entsprechende Umfrage zu löschen und sie neu anzulegen. Geben Sie dann unter "Klasse/Rahmendaten" die richtige Teilnehmeranzahl an. Nachträglich können für eine laufende Befragung leider keine zusätzlichen TANs per Ausdruck generiert werden. Wenn Sie die Teilnehmenden jedoch via E-Mail zur Befragung eingeladen haben, können Sie weitere Teilnehmende hinzufügen, indem Sie unter der Rubrik "Laufende Befragungen" auf "TANs" und das entsprechende Brief-Symbol klicken. Unter "Weitere Teilnehmende hinzufügen" können Sie dann weitere E-Mail-Adressen eingeben und diese somit zur Befragung einladen.  

Die E-Mail mit der TAN ist bei Teilnehmenden nicht angekommen – was tun?

Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse möglicherweise falsch ins System eingegeben wurde (Tippfehler).  Hilfreich ist es, eine Liste der zu verwendenden E-Mails anzulegen und diese in das entsprechende Textfeld zu kopieren (ohne etwaige Trennzeichen). Hierdurch können Sie kontrollieren, ob die E-Mail-Adresse korrekt war. Das System meldet Ihnen nicht zurück, falls die verwendete E-Mail-Adresse nicht existiert.

Möglicherweise werden die SEP-E-Mails blockiert: Falls Ihre Schülerinnen und Schüler IServ-E-Mail-Adressen nutzen, kann es sein, dass die Mails von SEP-Hamburg durch IServ als „extern“ geblockt und deshalb nicht zugestellt werden. In diesem Fall muss ein Admin-Beauftragter für IServ an Ihrer Schule eigenständig die Domäne sep-hamburg.de als Organisations-E-Mail-Domäne aufnehmen. Unter folgendem Link können Sie das Vorgehen einsehen: https://iserv.de/doc/manage/system/config/ (s. „Organisations-E-Mail-Domäne“). Wenn diese Einstellung vorgenommen wurde, können die Schülerinnen und Schüler vom Portal direkt eine Einladungs-E-Mail mit ihrem Zugangslink zur Befragung empfangen.

Kann ich auch noch zu einem späteren Zeitpunkt Zugangs-TANs via E-Mail versenden?

Wenn Sie zu Beginn der Befragung die Option „TAN per E-Mail“ ausgewählt haben, dann können Sie auch noch zu einem späteren Zeitpunkt unter „Laufende Befragungen“ weitere E-Mail-Adressen hinzufügen und so weiteren Teilnehmenden eine E-Mail mit einem Zugangscode zuschicken. Falls Sie ausschließlich an die Teilnahme erinnern möchten, dann können Sie die Option „Erinnerung senden“ nutzen.

Wie komme ich zum Fragebogen, den ich beantworte (Selbstsicht)?

Ihre TAN befindet sich als erstes auf der TAN-Liste (grau unterlegt). Sollten Sie die Teilnehmenden per E-Mail zur Befragung eingeladen haben, finden Sie Ihre TAN unter der Rubrik "Laufende Befragungen". Klicken Sie dazu auf  "TANs" neben der entsprechenden Befragung. Sie erhalten in jedem Fall einen mehrstelligen Code (keine E-Mail).

Für die Beantwortung Ihres Fragebogens loggen Sie sich aus Ihrem geschützten Bereich aus, klicken auf den Button "An Befragung teilnehmen" und geben Ihren mehrstelligen Code ein. 

Müssen alle Teilnehmenden die Befragung gleichzeitig durchführen?

Nein. Die Befragung kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden. Die Teilnehmenden können die Befragung auch von zu Hause aus durchführen. Allerdings empfehlen wir Ihnen zur Erreichung einer hohen Teilnahmequote bei Schülerbefragungen diese (wenn möglich) im Computerraum der Schule im Klassenverbund zu realisieren. Ebenfalls empfehlen wir, einen Zeitraum festzulegen, in dem die Befragung durchgeführt werden soll. 

Kann ich meine eigenen Fragen mit Kolleginnen und Kollegen teilen, etwa wenn wir alle im Jahrgang die gleichen Zusatzfragen stellen möchten?

Ihre eigenen Zusatzfragen können Sie nicht im Portal hinterlegen oder mit Ihren Kolleginnen und Kollegen teilen, Sie können sich diese nur per E-Mail oder auf anderem Weg zukommen lassen.

Muss für jede der eigenen Fragen eine Fremd- und Selbsteinschätzung formuliert werden?

Nein. Bei den selbst formulierten Fragen, haben Sie die Möglichkeit, die Fragen ausschließlich Ihren Schülerinnen und Schülern zu stellen. Klicken Sie dazu beim Erstellen der eigenen Frage auf das Zahnradsymbol. Dort haben Sie dann die Wahl zwischen "Fremdeinschätzung und Selbsteinschätzung" und "nur Fremdeinschätzung".

Die eigenen Fragen mit Freitext-Antworten werden ausschließlich Ihren Schülerinnen und Schülern gestellt. Eine Selbsteinschätzung gibt es für diese Fragen nicht.

Habe ich bei eigenen Fragen nur eine mögliche Antwortskala?

Nein. Wenn Sie beim Anlegen einer Befragung zusätzlich eigene Fragen hinzufügen möchten, so stehen Ihnen dafür vier Antwortskalen zur Verfügung. Diese sind:
- Zutreffend: Inwieweit treffen die folgenden Aussagen zu?
- Zustimmung: Inwieweit stimmen die folgenden Aussagen?
- Häufigkeit Stunden: Wie oft treffen die folgenden Aussagen zu?
- Häufigkeit allgemein: Wie oft treffen die folgenden Aussagen zu?

Ergebnisse

Ich kann die Befragung nicht beenden und nicht auswerten lassen.

Damit Sie die Befragung beenden können, müssen mindestens fünf Befragte und Sie selbst an der Befragung teilgenommen haben. Klicken Sie anschließend unter „Laufende Befragungen“ auf „Beenden und Auswerten“. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Acrobat Reader auf Ihrem PC installiert haben. Sollten Sie den Ergebnisbericht dennoch nicht herunterladen können, wenden Sie sich bitte per E-Mail unter sep@ifbq.hamburg.de an uns.

Ich habe die Befragung bereits abgeschlossen und den Ergebnisbericht erstellen lassen. Kann jemand noch nachträglich an der Befragung teilnehmen?

Nein. Nachdem die Befragung beendet wurde, kann niemand mehr an der Befragung teilnehmen. Generell gilt: Es können keine Zwischenergebnisse abgerufen werden.

Kann ich die Ergebnisse anderen auch ohne Internetzugang zeigen?

Ihre Ergebnisse können Sie unter „Ergebnisse einsehen“ als PDF-Datei herunterladen und somit auch offline aufbewahren und nutzen. Die zusätzlichen Excel-Daten und Grafiken können Sie ebenfalls herunterladen und somit ohne Internetzugang nutzen.

Die Daten aus der Excel-Datei lassen sich nicht bearbeiten. Wie kann ich trotzdem Dia-gramme mit den Daten erstellen?

Wenn Sie die Excel-Datei öffnen, kann es sein, dass diese sich in einer geschützten Ansicht öffnet. Klicken Sie dann auf „Bearbeitung aktivieren“, dann sollten Sie aus den Daten Grafiken erstellen können. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Daten in eine andere Excel-Tabelle zu kopieren und dort zu bearbeiten.

Sicherheit und Datenschutz

Kann ich sicher sein, dass die Ergebnisse der Befragung ausschließlich mir zugänglich sind?

Ja. Das Konzept des Portals basiert darauf, dass Sie durch die Registrierung Ihren eigenen, passwortgeschützten Bereich erhalten, in dem die Ergebnisse ihrer Befragungen hinterlegt werden. Auf diesen Bereich haben nur Sie selbst Zugriff. Es ist Ihnen überlassen, Ihre Ergebnisse mit anderen zu besprechen. Auf den Seiten des Portals finden Sie unter "Nutzungsbedingungen" entsprechende rechtliche Hinweise.

Wo kann ich eine Umfrage löschen?

Um eine laufende Befragung zu löschen, müssen Sie in ihrem geschützten Bereich unter „laufende Befragung“ bei der entsprechenden Befragung auf das „Löschen“-Symbol klicken. Eine abgeschlossene Befragung können Sie unter „Ergebnisse einsehen“ mit dem „Löschen“-Symbol löschen. Die Daten dieser Befragungen werden dann komplett gelöscht. Alle zu der Befragung gehörenden Informationen werden vernichtet, wenn Sie eine Befragung löschen.

Befragung von Schülern und Schülerinnen - Zusatzinformationen

Muss ich die Eltern über eine Befragung informieren?

Eine Genehmigung der Befragungen durch die Erziehungsberechtigten ist nicht erforderlich. Es wird jedoch empfohlen, die Eltern generell über Befragungen an Ihrer Schule zu informieren. Dafür kann die Schule ein Musterschreiben nutzen.

Können die Schülerinnen und Schüler auch eigene Smartphones oder Tablets zur Beantwortung der Befragung nutzen?

Ja, sofern die Nutzung von der Schule genehmigt ist, können auch eigene Smartphones oder Tablets verwendet werden.

Muss ich der Schulleitung, Eltern oder anderen Lehrkräften meine Ergebnisse zeigen?

Nein. Es bleibt Ihnen überlassen, wie und mit wem Sie die Ergebnisse der Befragung teilen. Auf Ihre Ergebnisse können ausschließlich Sie in Ihrem geschützten Bereich zugreifen.

Muss ich alle Ergebnisse mit den Schülerinnen und Schülern besprechen?

Nein. Sie können entscheiden, ob Sie alle oder nur ausgewählte Ergebnisse besprechen. Je nach Alter Ihrer Schülerinnen und Schüler, nach Wichtigkeit der Ergebnisse etc. kann es sinnvoll sein, die Ergebnisbesprechung auf bestimmte Aspekte zu fokussieren. Es kann auch pädagogische Gründe geben, bestimmte Ergebnisse nur mit einer Untergruppe von Schülerinnen und Schülern oder zu einem späteren Zeitpunkt zu besprechen.

Sollte ich die Ergebnisse den Schülerinnen und Schülern aushändigen oder lieber nur zeigen?

Die Antwort auf diese Frage lässt sich nicht verallgemeinern, weil die Entscheidung für eine Option vom Umfang der Schülerbefragung, dem Ziel der gemeinsamen Reflexion oder auch der Schulkultur abhängen kann. Es ist deshalb ratsam, sich im Kollegium oder zumindest auf Teamebene darüber zu verständigen, auf welche Option Sie sich einigen möchten. 

Aus unserer Sicht gibt es drei Möglichkeiten, deren Vor- und Nachteile wir hier transparent machen möchten. 

Option 1: Sie zeigen den Ergebnisbericht nur auf einer Projektionsfläche, z.B. dem Smartboard. 

Vorteil: Sie können die Aufmerksamkeit der Schülerinnen und Schüler auf die aus Ihrer Sicht zentralen Aspekte lenken.

Nachteil: Ein Kleingruppenaustausch der Schülerinnen und Schüler zu bestimmten Aspekten ist so nicht möglich, weil nur Teile des Ergebnisberichts für alle sichtbar sind. 

Option 2: Sie teilen den ausgedruckten Ergebnisbericht an Ihre Schülerinnen und Schüler aus. Der Bericht verbleibt bei den Schülerinnen und Schülern. 

Vorteil: Sie schaffen maximale Transparenz über die Ergebnisse und bieten den Schülerinnen und Schülern auch die Möglichkeit, sich in Kleingruppen über bestimmte Aspekte auszutauschen und bei weiteren Lernreflexionen auf das gegebene Feedback Bezug zu nehmen. 

Nachteil: Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Schülerinnen und Schüler den Ergebnisbericht mit den Ergebnisberichten Ihrer Kolleginnen und Kollegen vergleichen und so eine Konkurrenzkultur entsteht, die dem eigentlichen Ziel des Feedbacks widerspricht. 

Option 3: Sie teilen den ausgedruckten Ergebnisbericht an Ihre Schülerinnen und Schüler aus und sammeln ihn nach der gemeinsamen Reflexion wieder ein. 

Vorteil: Sie verhindern, dass Ihre Schülerinnen und Schüler den Ergebnisbericht mit den Ergebnisberichten Ihrer Kolleginnen und Kollegen vergleichen und so eine möglicherweise toxische Vergleichskultur entsteht. 

Nachteil: Bei transparenter Begründung für diese Vorgehensweise keine gravierenden Nachteile bekannt.

Schulleitungsfeedback

Kann sich das Schulleitungsteam ein gemeinsames Feedback einholen?

Ja, dies ist möglich. Beim Erstellen der Befragung muss dazu in Schritt 1 die Anrede „Schulleitungsteam“ ausgewählt werden. Alle Texte der Befragung (Einleitungstext, Item-Formulierung) werden entsprechend dieser Auswahl angepasst. Bei der Zusammenstellung des Fragebogens sollten die Bausteine gewählt werden, die für ein Teamfeedback passen.

Kann das Schulleitungsteam einen gemeinsamen/geteilten SEP-Account erstellen?

Dies ist über Umwege möglich:  Wir empfehlen, eine Person aus dem Team zu beauftragen, einen SEP-Account für den Zweck des Teamfeedbacks zu erstellen. Allen Personen des Schulleitungsteams sollten anschließend die Zugangsdaten zur Verfügung gestellt werden, so dass alle gleichermaßen auf die Ergebnisse zugreifen können.

Wie beantwortet das Schulleitungsteam die Selbstperspektive in einer Befragung?

Der Fragebogen für das Schulleitungsteam (Selbstperspektive)  kann nur einmal ausgefüllt werden. Im SEP ist es nicht möglich, alle Teammitglieder den Fragebogen einzeln beantworten zu lassen und daraus einen Durchschnittswert zu bilden.. Daher muss sich das Schulleitungsteam über eine gemeinsame Position bei den einzelnen Fragen einigen. Hierdurch kann  bereits bei der Beantwortung der Befragung ein Austausch und Dialog zwischen den einzelnen Personen des Schulleitungsteams entstehen.

Kann sich jedes Schulleitungsmitglied einzeln ein Feedback einholen?

Ja. Beim Erstellen der Befragung muss dazu in Schritt 1 die Anrede „Frau“ oder „Herr“ ausgewählt und der Name eingegeben werden. Alle Texte der Befragung (Einleitungstext, Item-Formulierung) werden entsprechend dieser Auswahl angepasst. Bei der Zusammenstellung des Fragebogens sollten die Bausteine gewählt werden, die die eigene Leitungstätigkeit thematisieren.