FAQ & Hilfe

Einen Zugang zum Selbstevaluationsportal müssen Sie sich selbst anlegen. Klicken Sie hierzu auf „Registrieren“ und geben Sie die angeforderten Daten ein. Ihr Zugang ergibt sich dann aus Ihrer E-Mail-Adresse und einem durch Sie festgelegten Passwort. 

In diesem Fall ist ein technisches Problem unwahrscheinlich. Es kann vielmehr daran liegen, dass die E-Mail-Adresse falsch oder nicht vollständig eingegeben wurde, z.B. „sandra.muster“ anstatt korrekt: „sandra.muster@web.de“. Bei der Registrierung ist es unbedingt notwendig, die vollständige E-Mail-Adresse korrekt einzugeben. Bitte registrieren Sie sich erneut.

Klicken Sie am oberen Seitenrand auf „Anmelden“ und geben Ihre E-Mail-Adresse und Ihr selbst gewähltes Passwort ein. Die Anmeldung setzt voraus, dass Sie sich bereits registriert haben.

Falls Sie bei der Anmeldung eine Fehlermeldung erhalten, vergewissern Sie sich zunächst, ob Sie die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen haben und beim Passwort die Groß- und Kleinschreibung beachtet haben. Sofern Sie weiterhin eine Fehlermeldung erhalten, können Sie sich ein neues Passwort anfordern. Klicken Sie hierzu am oberen Seitenrand „Anmelden“ und dann „Passwort vergessen?“ an. Anschließend werden Sie aufgefordert, Ihre E-Mail-Adresse, die Sie zur Registrierung verwendet haben, einzugeben. An diese wird binnen kurzer Zeit eine E-Mail geschickt. In dieser E-Mail finden Sie einen Link mit dem Sie in das SEP gelangen und ein neues Passwort wählen können. Falls Sie daraufhin keine E-Mail erhalten, ist dies ein Hinweis darauf, dass Sie bei der Registrierung eine andere E-Mail-Adresse verwendet haben.

Wenn Sie die Meldung eines Zertifikatproblems erhalten, liegt dies mit großer Sicherheit daran, dass Sie an einem älteren Endgerät arbeiten und die Sicherheitseinstellungen veraltet sind. Sie können der Seite des Selbstevaluationsportals vertrauen, indem Sie auf „Webseite vertrauen“ oder „Laden dieser Website fortsetzen (nicht empfohlen)“ klicken. Auch können Sie die Browser-Version aktualisieren, indem Sie ein Update Ihres Browsers vornehmen. Wenn die Internetseite sich dann immer noch nicht öffnet, verwenden Sie in diesem Fall nach Möglichkeit ein anderes Endgerät zur Erstellung oder Durchführung der Befragung.

Verwenden Sie zunächst ein aktuelle Version von macOS (aktuelle Version = 15.0) oder Windows (>=10). Als Browser werden die aktuellen Versionen von Edge, Chrome und Firefox empfohlen. Wenn die Befragung am Smartphone oder Tablet ausgefüllt wird, empfehlen wir hierfür die aktuelle iOS Version mit einem aktuellen Safari Browser oder eine aktuelle Android Version mit einem aktuellen Chrome Browser zu nutzen.

Die Befragung kann mit sämtlichen internetfähigen Endgeräten beantwortet werden: Stand-PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones.

Nein. Der Zugang, der sich aus Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem selbst gewählten Passwort zusammensetzt, gilt ausschließlich für das Selbstevaluationsportal des IfBQ.

Ja, Sie können in diesem Fall während des Registrierungsschrittes die Option „als Gast registrieren“ wählen. Im Anschluss wählen Sie eine E-Mail-Adresse und ein Passwort aus und können sich im Hamburger Selbstevaluationsportal registrieren. Nach der Registrierung stehen Ihnen alle Optionen zur Verfügung.

Nein. Sie müssen für Ihren Fragebogen mindestens einen der SEP-Bausteine auswählen. Anschließend können Sie diesen um eigene Fragen ergänzen.

Als Angehörige der Schulbehörde können Sie, falls Sie völlig andere Fragen stellen wollen (z.B. zu einer schulweiten Maßnahme), ab Frühjahr 2023 das BEP (Hamburger Befragungsportal) nutzen. Das IfBQ stellt außerdem Edkimo als Umfragetool mit geringerem Funktionsumfang zur Verfügung. Hier können Sie sich genauer über Edkimo informieren: https://ifbq.hamburg.de/schulinterne-evaluation/unsere-befragungsportale/edkimo/

Einem SEP-Fragebogen können Sie unbegrenzt eigene Fragen zufügen. Es gibt zwar aus technischen Gründen eine Obergrenze, die aber praktisch nicht erreicht wird (200 Fragen, von denen maximal 50 offen gestellt werden können).

Ja, Sie haben die Möglichkeit einzelne Items abzuwählen. Wenn Sie eine Befragung anlegen, können Sie jeden Baustein mit einem Klick auf den Pfeil nach unten „aufklappen“. Dort können Sie einzelne Items dieses Bausteins abwählen. Wenn Sie die Befragung bereits durchgeührt haben, können Sie in der interaktiven Ergebnisansicht einzelne Items ausblenden, falls Sie sie nicht besprechen möchten oder für nicht passend halten.

Sobald Sie beim Anlegen eines Fragebogens den Button „Befragung veröffentlichen“ gewählt haben, können Sie Ihren Fragebogen nicht mehr bearbeiten. Wollen Sie doch andere Fragebogenbausteine verwenden, so müssen Sie eine neue Befragung anlegen. Am schnellsten gelingt dies, wenn Sie die Befragung duplizieren und dann die gewünschten Änderungen in der Kopie vornehmen.

Sie können beim Anlegen der Befragung wählen, ob Sie individuelle TANs (per TAN-Liste oder per E-Mail) oder eine Gruppen-TAN bereitstellen möchten.

Individuelle Zugangscodes können von niemandem eingesehen werden, sie sind nicht zurückverfolgbar: Die TAN-Liste zum Ausdrucken ermöglicht den Zugang zur Befragung über einen mehrstelligen Code (Eingabe auf der Startseite) oder über einen QR-Code. Versand per E-Mail bedeutet, dass Sie eine Verteilerliste in das SEP eingeben und das System die Einladung zur Befragung mit den individuellen Zugangscodes versendet. Sie können hier auch aus dem SEP heraus Erinnerungsmails versenden - ohne Einsicht darein zu haben, welche der Befragten noch nicht geantwortet haben.

Bei der Gruppen-TAN ist der Zugang zur Befragung für alle Befragten identisch. Der Zugang kann als TAN-Nummer, QR-Code oder Link weitergegeben werden.

Sie können die TANs während der Befragung verwalten, indem Sie unter „Laufende Befragung“ gehen. Hier finden Sie auch den Zugang zu der von Ihnen auszufüllenden Befragung.

Ihre Möglichkeiten hängen davon ab, welche Option Sie bei der TAN-Vergabe während der Erstellung einer Befragung gewählt haben:

• Gruppen-TAN: Es können mehr Personen befragt werden als ursprünglich angegeben wurde. Dazu kann dieselbe Gruppen-TAN verwendet werden.
• Individuelle TAN per E-Mail: Sie können weitere Teilnehmende hinzufügen, indem Sie unter der Rubrik „Laufende Befragungen“ auf „TAN-Versand per E-Mail“ und das entsprechende Brief-Symbol klicken. Unter „Weitere Teilnehmende hinzufügen“ können Sie dann weitere E-Mail-Adressen eingeben und diese zur Befragung einladen.
• Individuelle TAN per Ausdruck: Die Erstellung zusätzlicher TANs ist nicht möglich. Wenn noch keiner der Teilnehmenden die Befragung ausgefüllt hat, empfehlen wir Ihnen, die entsprechende Befragung zu duplizieren, damit Sie die Kopie der Befragung bearbeiten können. Geben Sie dann im zweiten Schritt der Befragungserstellung die richtige Anzahl der Teilnehmenden an.

Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse möglicherweise falsch ins System eingegeben wurde (Tippfehler). Das System meldet Ihnen nicht zurück, falls die verwendete E-Mail-Adresse nicht existiert.

Möglicherweise werden die SEP-E-Mails blockiert: Falls Ihre Schülerinnen und Schüler IServ-E-Mail-Adressen nutzen, kann es sein, dass die Mails von SEP-Hamburg durch IServ als „extern“ geblockt und deshalb nicht zugestellt werden. In diesem Fall muss ein Admin-Beauftragter für IServ an Ihrer Schule eigenständig die Domäne sep-hamburg.de als Organisations-E-Mail-Domäne aufnehmen. Unter folgendem Link können Sie das Vorgehen einsehen: https://iserv.de/doc/manage/system/config/ (s. „Organisations-E-Mail-Domäne“). Wenn diese Einstellung vorgenommen wurde, können die Schülerinnen und Schüler vom Portal direkt eine Einladungs-E-Mail mit ihrem Zugangslink zur Befragung empfangen.

Wenn Sie zu Beginn der Befragung die Option „TAN per E-Mail“ ausgewählt haben, dann können Sie auch noch zu einem späteren Zeitpunkt unter „Laufende Befragungen“ weitere E-Mail-Adressen hinzufügen und so weiteren Teilnehmenden eine E-Mail mit einem Zugangscode zuschicken. Falls Sie ausschließlich an die Teilnahme erinnern möchten, dann können Sie die Option „Erinnerung senden“ nutzen.

Ihre TAN befindet sich als erstes auf der TAN-Liste (grau unterlegt). Sollten Sie die Teilnehmenden per E-Mail zur Befragung eingeladen haben, finden Sie Ihre TAN unter der Rubrik „Laufende Befragungen“. Klicken Sie dazu auf „TAN-Versand per E-Mail“ neben der entsprechenden Befragung. Auf der Detailseite finden Sie die Schaltfläche "Befragung selbst beantworten". Alternativ können Sie sich auf der Startseite des SEP mit der angezeigten TAN einloggen (hierzu müssen Sie sich zunächst aus Ihrem geschützten Bereich ausloggen).

Nein. Die Befragung kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden. Die Teilnehmenden können die Befragung auch von zu Hause aus durchführen. Allerdings empfehlen wir Ihnen zur Erreichung einer hohen Teilnahmequote bei Schülerbefragungen diese (wenn möglich) im Computerraum der Schule im Klassenverbund zu realisieren. Ebenfalls empfehlen wir, einen Zeitraum festzulegen, in dem die Befragung durchgeführt werden soll. 

Ihre eigenen Zusatzfragen können Sie nicht im Portal hinterlegen. Allerdings können Sie Ihre erstelle Befragung inklusive der eigenen Fragen mit anderen Kolleginnen und Kollegen teilen. Voraussetzung ist, dass diese über einen eigenen SEP-Account verfügen.

Um eine Befragung zu teilen, wählen Sie eine Befragung unter „Laufende Befragungen“ oder „Ergebnisse“ aus und klicken auf die Schaltfläche „Teilen“. Es wird automatisch ein Link zum Teilen der Befragung in Ihre Zwischenablage kopiert. Nun können Sie diesen Link an Kolleginnen und Kollegen verschicken (z.B. per E-Mail). Zum Öffnen müssen die Adressat*innen im SEP angemeldet sein.

Nein. Bei den selbst formulierten Fragen, haben Sie die Möglichkeit, die Fragen ausschließlich Ihren Schülerinnen und Schülern zu stellen. Klicken Sie dazu beim Erstellen der eigenen Frage auf das Zahnradsymbol. Dort haben Sie dann die Wahl zwischen „Fremdeinschätzung und Selbsteinschätzung“ und „nur Fremdeinschätzung“.

Die eigenen Fragen mit Freitext-Antworten werden ausschließlich Ihren Schülerinnen und Schülern gestellt. Eine Selbsteinschätzung gibt es für diese Fragen nicht.

Nein. Wenn Sie beim Anlegen einer Befragung zusätzlich eigene Fragen hinzufügen möchten, so stehen Ihnen dafür vier Antwortskalen zur Verfügung. Diese sind:

• Zutreffend: Inwieweit treffen die folgenden Aussagen zu?
• Zustimmung: Inwieweit stimmen die folgenden Aussagen?
• Häufigkeit Stunden: Wie oft treffen die folgenden Aussagen zu?
• Häufigkeit allgemein: Wie oft treffen die folgenden Aussagen zu?

Damit Sie die Befragung beenden können, müssen mindestens fünf Befragte und Sie selbst an der Befragung teilgenommen haben. Klicken Sie anschließend unter „Laufende Befragungen“ auf „Beenden und Auswerten“. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Acrobat Reader auf Ihrem PC installiert haben. Sollten Sie den Ergebnisbericht dennoch nicht herunterladen können, wenden Sie sich bitte per E-Mail unter sep@ifbq.hamburg.de an uns.

Nein. Nachdem die Befragung beendet wurde, kann niemand mehr an der Befragung teilnehmen. Generell gilt: Es können keine Zwischenergebnisse abgerufen werden.

Ihre Ergebnisse können Sie unter „Ergebnisse einsehen“ als PDF-Datei herunterladen und somit auch offline aufbewahren und nutzen. Die zusätzlichen Excel-Daten und Grafiken können Sie ebenfalls herunterladen und somit ohne Internetzugang nutzen.

Wenn Sie die Excel-Datei öffnen, kann es sein, dass diese sich in einer geschützten Ansicht öffnet. Klicken Sie dann auf „Bearbeitung aktivieren“, dann sollten Sie aus den Daten Grafiken erstellen können. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Daten in eine andere Excel-Tabelle zu kopieren und dort zu bearbeiten.

Ja. Das Konzept des Portals basiert darauf, dass Sie durch die Registrierung Ihren eigenen, passwortgeschützten Bereich erhalten, in dem die Ergebnisse ihrer Befragungen hinterlegt werden. Auf diesen Bereich haben nur Sie selbst Zugriff. Es ist Ihnen überlassen, Ihre Ergebnisse mit anderen zu besprechen. Auf den Seiten des Portals finden Sie unter „Nutzungsbedingungen“ entsprechende rechtliche Hinweise.

Um eine laufende Befragung zu löschen, müssen Sie in ihrem geschützten Bereich unter „laufende Befragung“ bei der entsprechenden Befragung auf das „Löschen“-Symbol klicken. Eine abgeschlossene Befragung können Sie unter „Ergebnisse“ mit dem „Löschen“-Symbol löschen. Die Daten dieser Befragungen werden dann komplett gelöscht. Alle zu der Befragung gehörenden Informationen werden vernichtet, wenn Sie eine Befragung löschen.

Eine Genehmigung der Befragungen durch die Erziehungsberechtigten ist nicht erforderlich. Es wird jedoch empfohlen, die Eltern generell über Befragungen an Ihrer Schule zu informieren. Dafür kann die Schule ein Musterschreiben nutzen.

Ja, sofern die Nutzung von der Schule genehmigt ist, können auch eigene Smartphones oder Tablets verwendet werden.

Nein. Es bleibt Ihnen überlassen, wie und mit wem Sie die Ergebnisse der Befragung teilen. Auf Ihre Ergebnisse können ausschließlich Sie in Ihrem geschützten Bereich zugreifen.

Nein. Sie können entscheiden, ob Sie alle oder nur ausgewählte Ergebnisse besprechen. Je nach Alter Ihrer Schülerinnen und Schüler, nach Wichtigkeit der Ergebnisse etc. kann es sinnvoll sein, die Ergebnisbesprechung auf bestimmte Aspekte zu fokussieren. Es kann auch pädagogische Gründe geben, bestimmte Ergebnisse nur mit einer Untergruppe von Schülerinnen und Schülern oder zu einem späteren Zeitpunkt zu besprechen.

Die Antwort auf diese Frage lässt sich nicht verallgemeinern, weil die Entscheidung für eine Option vom Umfang der Schülerbefragung, dem Ziel der gemeinsamen Reflexion oder auch der Schulkultur abhängen kann. Es ist deshalb ratsam, sich im Kollegium oder zumindest auf Teamebene darüber zu verständigen, auf welche Option Sie sich einigen möchten. 

Aus unserer Sicht gibt es drei Möglichkeiten, deren Vor- und Nachteile wir hier transparent machen möchten. 

Option 1: Sie zeigen den Ergebnisbericht nur auf einer Projektionsfläche, z.B. dem Smartboard. 

• Vorteil: Sie können die Aufmerksamkeit der Schülerinnen und Schüler auf die aus Ihrer Sicht zentralen Aspekte lenken.
• Nachteil: Ein Kleingruppenaustausch der Schülerinnen und Schüler zu bestimmten Aspekten ist so nicht möglich, weil nur Teile des Ergebnisberichts für alle sichtbar sind. 

Option 2: Sie teilen den ausgedruckten Ergebnisbericht an Ihre Schülerinnen und Schüler aus. Der Bericht verbleibt bei den Schülerinnen und Schülern. 

• Vorteil: Sie schaffen maximale Transparenz über die Ergebnisse und bieten den Schülerinnen und Schülern auch die Möglichkeit, sich in Kleingruppen über bestimmte Aspekte auszutauschen und bei weiteren Lernreflexionen auf das gegebene Feedback Bezug zu nehmen. 
• Nachteil: Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Schülerinnen und Schüler den Ergebnisbericht mit den Ergebnisberichten Ihrer Kolleginnen und Kollegen vergleichen und so eine Konkurrenzkultur entsteht, die dem eigentlichen Ziel des Feedbacks widerspricht. 

Option 3: Sie teilen den ausgedruckten Ergebnisbericht an Ihre Schülerinnen und Schüler aus und sammeln ihn nach der gemeinsamen Reflexion wieder ein. 

• Vorteil: Sie verhindern, dass Ihre Schülerinnen und Schüler den Ergebnisbericht mit den Ergebnisberichten Ihrer Kolleginnen und Kollegen vergleichen und so eine möglicherweise toxische Vergleichskultur entsteht. 
• Nachteil: Bei transparenter Begründung für diese Vorgehensweise keine gravierenden Nachteile bekannt.

Ja, dies ist möglich. Beim Erstellen der Befragung muss dazu in Schritt 1 die Anrede „Schulleitungsteam“ ausgewählt werden. Alle Texte der Befragung (Einleitungstext, Item-Formulierung) werden entsprechend dieser Auswahl angepasst. Bei der Zusammenstellung des Fragebogens sollten die Bausteine gewählt werden, die für ein Teamfeedback passen.

Dies ist über Umwege möglich:  Wir empfehlen, eine Person aus dem Team zu beauftragen, einen SEP-Account für den Zweck des Teamfeedbacks zu erstellen. Allen Personen des Schulleitungsteams sollten anschließend die Zugangsdaten zur Verfügung gestellt werden, so dass alle gleichermaßen auf die Ergebnisse zugreifen können.

Der Fragebogen für das Schulleitungsteam (Selbstperspektive)  kann nur einmal ausgefüllt werden. Im SEP ist es nicht möglich, alle Teammitglieder den Fragebogen einzeln beantworten zu lassen und daraus einen Durchschnittswert zu bilden. Daher muss sich das Schulleitungsteam über eine gemeinsame Position bei den einzelnen Fragen einigen. Hierdurch kann  bereits bei der Beantwortung der Befragung ein Austausch und Dialog zwischen den einzelnen Personen des Schulleitungsteams entstehen.

Ja. Beim Erstellen der Befragung muss dazu in Schritt 1 die Anrede „Frau“ oder „Herr“ ausgewählt und der Name eingegeben werden. Alle Texte der Befragung (Einleitungstext, Item-Formulierung) werden entsprechend dieser Auswahl angepasst. Bei der Zusammenstellung des Fragebogens sollten die Bausteine gewählt werden, die die eigene Leitungstätigkeit thematisieren.